Aláírás bélyegző és az aláírás

Az aláírásbélyegző kényelmes: egy mozdulattal odakerül a papírra az, ami egyébként percekbe telne. Van viszont egy határa, amelyet érdemes pontosan ismerni, mielőtt bármi fontosat ütne le vele. Röviden: a bélyegzővel visszaadott aláírás nem aláírás. A részletek következnek.

Mit mond erről a jog

A szakmai beszámolók szerint az írásba foglalt jognyilatkozathoz a Ptk. 6:7. §-a az aláíró saját kezű aláírását kívánja meg, és ezt egy bélyegzővel vagy képként visszaadott aláírás nem pótolja. Ugyanezt a következtetést vonják le a friss magyar szakmai cikkek is, amikor a szkennelt aláírás és az aláírásbélyegző használatáról írnak: kommunikációs elem, amely önmagában nem hitelesít semmit. Aki távolról szeretne teljes erővel aláírni, minősített elektronikus aláírást használ.

A cégszerű aláírás félreértése

Gyakori a gondolat, hogy „ha rajta van a cégbélyegző és a névbélyegző, akkor cégszerű az aláírás”. A jogi szakirodalom beszámolói szerint a bírói gyakorlat ezt nem így látja: a lenyomat a cégnevet viheti fel a lapra, de az aláírásnak az aláírótól kell származnia. A cégjegyzésről szóló Ptk. 3:116. § maga is úgy fogalmaz, hogy a képviselő a cég neve alá írja a saját nevét; a cégnév felvitele történhet előnyomtatással, bélyegzővel vagy kézzel. A bélyegző tehát a cégnév eszköze, nem az aláírásé. Erről szól a bélyegző a szerződésre oldal is.

Szkennelt aláírás vagy aláírásbélyegző

A kettő között a gyakorlatban nincs érdemi különbség: mindkettő ugyanannak az aláírásnak a mechanikus vagy képi másolata, és mindkettőt le lehet ütni vagy be lehet illeszteni az aláíró közreműködése nélkül. A magyar szakmai sajtó 2024-es írásai éppen ezért tárgyalják őket együtt, és ugyanarra jutnak: kényelmi eszközök, amelyek nem pótolják az aláírást ott, ahol a jog az aláírótól magától várja a nyilatkozatot. A különbség inkább munkaszervezési: a gumibélyegző a papírhoz, a kép a PDF-hez való.

Kockázatok, amelyekkel számoljon

Egy aláíráskép addig hasznos, amíg Ön dönti el, mikor kerül dokumentumra. Ha a fájl körbejár a cégben, vagy a bélyegző bárki asztaláról elérhető, a kényelemből kockázat lesz: utólag nehéz megmondani, ki és mikor használta. Három egyszerű óvintézkedés sokat segít. Tartsa korlátozott körben a fájlt, ne tegye fel közös meghajtóra jelszó nélkül. Fontos iratokra ne az aláírásképet használja, hanem írja alá. Végül gondolja át, mely dokumentumtípusoknál engedélyezi egyáltalán a használatát, és ezt beszélje meg azokkal, akik a dokumentumokat összeállítják.

Hol tesz jó szolgálatot

• Belső iratokon. Feljegyzések, belső jóváhagyások, munkalapok, ahol a szervezeten belül úgyis tudják, ki adta ki.
• Udvariassági és tájékoztató példányokon. Kísérőlap, igazolásmásolat, PDF-ben küldött árajánlat, ahol az aláíráskép a személyes hangvételt szolgálja.
• Tömeges levelezésben. Körlevél, értesítő, hírlevélhez csatolt levél: itt éppen az a lényeg, hogy ne kelljen több száz papírt kézzel aláírni.
• Az e-mail-aláírásban. Egy visszafogott aláíráskép a névsor alatt rendezett benyomást kelt.

Hol ne használja

Szerződésnél, banki nyomtatványnál és hatósági ügyintézésben ne bélyegzővel oldja meg az aláírást. Ezekben az esetekben a saját kezű aláírás vagy a minősített elektronikus aláírás a járható út. Ugyanez vonatkozik meghatalmazásra, pénzügyi rendelkezésre és minden olyan iratra, amelynél a másik fél az aláíró személyére számít. Ha bizonytalan, tegye fel magának a kérdést: bánná, ha valaki más ütné le ezt a bélyegzőt a távollétében? Ha igen, akkor írja alá.

Érdemes arra is figyelni, hogy a másik fél mit vár. Ha a partner kifejezetten aláírt példányt kér, az aláíráskép beillesztése nem vita tárgya, hanem egyszerűen nem az, amit kértek: a papír visszajön, és Ön egy kört veszít. Pályázatoknál és beszerzési eljárásokban a kiírás rendszerint pontosan megmondja, milyen aláírást fogad el, és ezt érdemes szó szerint olvasni.

Hogyan készül nálunk az aláíráskép

A digiBélyegző szerkesztőjében három módon adhatja hozzá az aláírását: beírja a nevét, és kézírásos betűtípussal jelenítjük meg, megrajzolja egérrel vagy ujjal, vagy feltölti egy fényképét, illetve szkennelt változatát. Kiegészítheti névvel, beosztással, cégnévvel, „kelt” sorral és aláírásvonallal. A kész képet átlátszó hátterű PNG, SVG, PDF és DOCX formátumban tölti le, és ugyanúgy illeszti a dokumentumba, mint a bélyegzőt: a lépéseket az Adobe Acrobat és a Word útmutató írja le.

Egy pontosítás a teljesség kedvéért: amit így kap, az grafikus kép, nem elektronikus aláírás és nem elektronikus bélyegző, a három fogalom különbségét az Elektronikus bélyegző és bélyegzőlenyomat cikkben szedtük szét.

Ár és kombinálás a bélyegzővel

Az aláíráskép önmagában 990 Ft, a bélyegző mellé rendelve 490 Ft; a bélyegző ára 1 990 Ft. A kettő egy fájlban is elhelyezhető, ha a dokumentumain a lenyomat és az aláíráskép együtt szokott szerepelni: erről a Bélyegző aláírással oldalon olvashat. Ha még csak a bélyegző tartalmát tervezi, kezdje a Mit írjunk a bélyegzőre cikkel.

A cikk tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak. Konkrét ügyben forduljon szakemberhez.