Mit írjunk a bélyegzőre?

A bélyegző tartalmát nem írja elő jogszabály, ezért a kérdés nem az, hogy mit kell, hanem hogy mit érdemes ráírni. A bevált válasz egyszerű: pontosan azokat az adatokat, amelyekről a partnere, a bank vagy a hivatal egy pillantással azonosítja Önt. Nézzük sorról sorra, formánként.

Egyéni vállalkozó bélyegzője

Egyéni vállalkozónál négy sor szokott elférni és elég is:

• Név és az „e.v.” vagy az „egyéni vállalkozó” megjelölés
• Székhely (irányítószám, település, utca, házszám)
• Adószám, például: 87654323-1-13
• Nyilvántartási szám az egyéni vállalkozók nyilvántartásából

A név melletti megjelölés nem díszítés: enélkül egy aláírásról nem derül ki, hogy Ön magánszemélyként vagy vállalkozóként járt el. A beszámolók szerint a 2009. évi CXV. törvény 16. § (4) bekezdése rendelkezik arról, hogyan kell az „egyéni vállalkozó” megjelölést a név mellett használni; a pontos alakot érdemes a hatályos szöveggel összevetni. Bővebben az egyéni vállalkozó bélyegzője cikkben.

Kft. és Bt. bélyegzője

Társaságnál a szokásos sorrend:

• Cégnév a társasági formával együtt („Kft.”, „Bt.”, „Zrt.”)
• Székhely
• Adószám, például: 12345676-2-41
• Cégjegyzékszám, például: Cg. 01-09-123456
• Igény szerint bankszámlaszám, telefonszám vagy e-mail-cím

A bankszámlaszám akkor hasznos, ha a lenyomat rendszeresen számlatömbre vagy átvételi elismervényre kerül. Ha viszont a pénzforgalmi adatai változhatnak, hagyja ki: a bélyegzőt nem szeretné félévente újrarajzolni. A dokumentumtípusonkénti gyakorlatot a felhasználási példák között találja.

Hány sor fér rá

A Magyarországon legelterjedtebb, téglalap alakú irodai bélyegzők három és öt sor között szoktak mozogni. Ez a keret jó fegyelmező: ha a szöveg nem fér el, akkor valószínűleg olyasmi is szerepel rajta, ami nem odavaló. A kör alakú lenyomatra kevesebb szöveg fér, viszont jól áll neki a cégnév íves futtatása és középen a logó vagy a település neve. Kész elrendezéseket a bélyegző minták között nézhet meg.

Kör vagy téglalap

A téglalap a biztos választás: a négy vagy öt sor egymás alatt fut, a betűméret nagy maradhat, és a lenyomat nyomtatásban is olvasható. A kör akkor működik jól, ha kevés a szöveg: a cégnév íven fut a kereten, középen pedig a település neve, a rövidített forma vagy a logó áll. Egyvalamit kerüljön el: a hivatalos körbélyegzőkre emlékeztető, címeres megjelenést. A címer nem díszítőelem, a szerkesztőnkben ezért nincs is ilyen.

Gyakori hibák

• Túl sok sor. Nyolc sor egy 4 cm széles lenyomaton olvashatatlan. Inkább hagyjon el adatot, mint hogy csökkentse a betűméretet.
• Változó adat a lenyomaton. Bankszámlaszám, telefonszám és e-mail-cím idővel változik. Ha nem biztos benne, hogy évekig ugyanaz marad, hagyja a levélpapír fejlécére.
• Elírt adószám. A lenyomat a partnere számára adatforrás is, ezért a letöltés előtt olvassa vissza az adószámot és a cégjegyzékszámot karakterenként.
• Szlogen az azonosító adatok helyett. A szlogen szép, de a lenyomat első feladata az azonosítás; a marketinget hagyja a fejlécre és az aláírásblokkra.

Mit ne írjon rá

• Címert. A címer és a címeres körbélyegző az állami és közfeladatot ellátó szervek jelzése; magánvállalkozás lenyomatán nincs helye. A szerkesztőnkben ezért nincs is ilyen elem.
• Más személy adatait. Aláírásképet, nevet, KASZ- vagy kamarai számot csak a saját nevében használjon, és csak akkor, ha Ön az érintett.
• Minősítő jelzőket. Kerülje a „hivatalos” és a „hiteles” szavakat: a lenyomat a dokumentumhoz nem ad többletet, és nem azonos az elektronikus bélyegzővel sem (a különbségeket az Elektronikus bélyegző és bélyegzőlenyomat cikkben szedtük szét).
• Az orvosi bélyegzőt. Az orvosi bélyegző állami kibocsátású, a tartalmát és a formáját az 50/2015. (XI. 12.) EMMI rendelet írja le, tehát nem tervezési feladat, és nálunk sem készíthető.

Adószám alapján, gépelés nélkül

A szerkesztőben elég beírnia az adószáma első nyolc számjegyét: a cégnevet és a székhelyet az uniós VIES adatbázisból töltjük ki, Önnek csak ellenőriznie kell. Alanyi adómentes egyéni vállalkozóknál ez a lekérdezés nem hoz találatot, mert nekik nincs uniós adószámuk: ilyenkor a négy sort kézzel írja be, ami nagyjából fél perc. A cégjegyzékszámot és a nyilvántartási számot minden esetben Ön adja meg.

Egy jó lenyomat titka

Legyen olvasható. A legtöbb rossz bélyegző attól rossz, hogy túl sok szöveg van rajta túl kis méretben, és nyomtatás után beleolvad a papírba. Kezdje a négy alapsorral, nézze meg az előnézetet valós méretben, és csak azután tegyen hozzá logót vagy szlogent. A logó beillesztéséről a Bélyegző logóval oldal, a szabad feliratokról a Bélyegző egyedi szöveggel oldal szól. Ha még azt mérlegeli, kell-e Önnek egyáltalán lenyomat, olvassa el a Kötelező a bélyegző? cikket.

A cikk tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak. Konkrét ügyben forduljon szakemberhez.